نظرة على برنامج تقييم الأداء الوظيفي في نظام جسر HR

يسهم التقييم المنهجي لأداء الموظفين في تحديد مكامن قوتهم لتطوير مهاراتهم والبحث عن نقاط ضعفهم لمعالجتها، فالتقييم أحد الأدوات الفعالة في تطوير عمل الشركات والمؤسسات، وتحفيز موظفيها، وهو الطريق الأفضل نحو تميزها وتحقيقها لأهدافها.

ومن هذا المنطلق يقدم نظام جسر لإدارة الموارد البشرية برنامجاً احترافياً لتقييم الأداء الوظيفي بكفاءة ومصداقية عبر آليات تقييم عادلة وشاملة، فيساعد الشركات على بناء وضبط نماذج تقييم مرنة بما يناسب احتياجاتها ثم استخراج تقارير أداء الموظفين والاستفادة من النتائج في تعزيز الأداء وتحسين الإنتاجية ورفع سوية الكفاءة العامة.

ماذا يقصد بتقييم الأداء الوظيفي؟

يمكن تعريف تقييم الأداء الوظيفي بأنه إجراء إداري يتم ضمن المؤسسات والشركات والمعامل لقياس مستوى أداء الموظفين والعاملين وفق معايير توضع مسبقاً من قِبل الإدارة، مثل الكفاءة والالتزام بالدوام وكميات الإنتاج والمهارات المهنية والسلوك واتباع الدورات والقدرة على التطور ومستوى المرونة والتكيّف مع المتغيرات وسرعة التعلم والاستجابة وغير ذلك، حيث تستفيد الجهات الإدارية من نتائج التقييم في وضع خطط التطوير وإعداد برامج التدريب وتوزيع المكافآت والحوافز واتخاذ قرارات الترقية.

ونظراً لأهمية عنصرَي الدقة والشفافية في إصدار نتائج حقيقية للتقييم؛ ولكون هذه العملية معقدة نوعاً ما لارتباطها بعدد كبير من المعايير التي قد تختلف من شركة إلى أخرى، ومن قسم ضمن المؤسسة إلى قسم آخر فيها؛ فإنه من الضروري اتباع طرق إلكترونية لإجراء التقييم بأسلوب منهجي، فالبرامج الإلكترونية تتيح إصدار تقارير وبيانات قابلة للتحليل فضلاً عن كونها توفّر الوقت وتقلل من تأثير العامل البشري الذي قد يميل أو يتحيز في التقييم.

أثر تقييم الموظفين على تحسين أدائهم

يساهم تقييم أداء الموظفين في تحسين الأداء الفردي والجماعي، وتوجيه الموظفين نحو تطوير مهاراتهم بالأساليب المُجدية، وإشراكهم بفعالية أكبر في العمل، وبما يعزز الرضا الوظيفي ويساعد على بناء بيئة عمل إيجابية تضمن نجاح المؤسسات.

ويمكن القول بأن تقييم الأداء الوظيفي هو أحد عناصر نجاح المؤسسات، فهو يساعد في قياس كفاءة الموظفين وإنتاجهم وتحديد مكامن الضعف في أدائهم وتوفير الفرص اللازمة لتحسين المهارات وتطوير الأداء، وذلك ينعكس بوضوح على الإنتاجية العامة للمؤسسة. كما أن الشفافية في التقييم تعزّز رضا الموظفين وتشجعهم على التطور والنمو مهنياً واجتماعياً وعلى المستوى الشخصي أيضاً.

يجب تقييم أداء الموظفين بانتظام لضمان تحقيق أهداف الشركة من خلال اتخاذ قرارات صحيحة ترتبط بالمكافآت السنوية، وتكريم الموظفين، وإنهاء عقود بعضهم، وتوفير التدريبات اللازمة.

بماذا يتميز برنامج جسر لتقييم الأداء الوظيفي؟

يتميز برنامج جسر لتقييم الأداء الوظيفي بعدة مميزات تجعله مفضلاً لدى أغلب الشركات والمؤسسات في المملكة العربية السعودية وغيرها، ومنها:

• يمنح البرنامج مرونة كبيرة لتقييم الموظفين في الشركات الرئيسية وفي فروعها أيضاً.

• يوفّر البرنامج واجهات تفاعلية سهلة الاستخدام، تعرض الأداء والتقييمات لتحليلها وتحديد نقاط الضعف وإعداد خطط التطوير وإصدار قرارات الترقية والحوافز.

• يتيح البرنامج تحديد المعايير وفترة التقييم لإصدار نتائج موضوعية، ثم مقارنة نتائج التقييم مع أهداف محددة، والربط بين نتائج التقييم وخطط التدريب.

• يمكن للمشرف على التقييم ضبط وإعداد التقييمات وتوزيع المسؤوليات وفق عدد من الأدوار، ومن هذه الأدوار مدير الفريق ومشرف النظام، ولكل دور صلاحيات محددة ومدروسة.

• يمكن للموظف -في الشركات التي تستخدم برنامج جسر لتقييم الأداء الوظيفي- متابعة دورات المراجعة المسند عليها، ودورات المراجعة لموظفي الفريق، وتتبع عملية التقييم، والاطلاع على النتائج ومجموعة الكفاءات المطلوبة منه، كما يمكنه الاعتراض على نتيجة تقييمه وتقديم طلب لإعادته.

كما أن برنامج جسر لتقييم الأداء الوظيفي يتميز بقدرته على تحليل الأداء بشكل منظم، فهو نظام ذكي يدعم المؤسسات في تحقيق أهدافها ويتوافق مع نظام العمل في المملكة العربية السعودية ويدعم اللغة العربية، ويركز على أتمتة جميع العمليات وتقليل الأخطاء البشرية، ويمكن الوصول إلى البرنامج من الحاسب أو باستخدام الهاتف الجوال.

يتضمن برنامج جسر لتقييم الأداء الوظيفي نظاماً خاصاً بالإشعارات، فيرسل البرنامج رسائل التذكير للمسؤولين عن التقييم، مما يساعد المدراء والمشرفين على ضبط مواعيد إجراء التقييمات، كما يرسل الإشعارات اللازمة للموظفين في كل مراحل عملية تقييم الأداء، فيصلهم بريد إلكتروني عند إضافتهم إلى نموذج تقييم جديد، وعند تقديم تقييماتهم من قبل مديريهم، وكذلك عند إنهاء تقييمهم.

ما الفئات التي يمكنها الاستفادة من برنامج جسر لتقييم الأداء؟

تتعدد الفئات التي يمكنها استخدام برنامج جسر في تقييم موظفيها، فالبرنامج يناسب الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تحتاج إلى عمليات تقييم بسيطة ومرنة، كما أنه مناسب للشركات الكبرى التي تضم عدداً كبيراً من الموظفين، ويلائم كافة المؤسسات الحكومية التي يتطلب عملها اتخاذ قرارات إستراتيجية مركزية تخص الموارد البشرية.

ويعدّ البرنامج فعالاً في تقييم الموظفين في المؤسسات التعليمية، وفي القطاعات التي يعتمد عملها على قياس الأداء، مثل شركات المبيعات والتسويق، لذا فإن أي جهة تتوجه نحو التحوّل الرقمي وتبحث عن حلول تقنية متطورة في عملها تجد في برنامج جسر ما يلبي تطلعاتها ويفي باحتياجاتها.

كيفية استخدام برنامج جسر لتقييم الأداء

لا بد من اتباع عدد من الخطوات التحضيرية للبدء بتقييم الموظفين في أي شركة أو مؤسسة باستخدام برنامج جسر، إذ يتطلب ذلك إعداد النظام، وإدخال بيانات الموظفين المراد تقييمهم، ثم يحدد المعنيون في المؤسسة معايير التقييم وفقاً لأهداف هذه المؤسسة، مثل الكفاءة الوظيفية والمهارات السلوكية والمعرفة التقنية وغير ذلك.

هنا يمكن البدء بعملية إنشاء نماذج التقييم وتوزيع الصلاحيات، وبعد إصدار البرنامج لنتائج التقييم يتم استخراج تقاريرَ للمراجعة.

إنشاء نماذج التقييم وإدارتها

يوفّر برنامج جسر لتقييم الأداء الوظيفي إمكانية إنشاء نموذج تقييم مخصّص لكل حالة يرى المعنيون في الإدارة ضرورة اعتمادها في نماذج التقييم.

ونموذج التقييم هو استمارة تحتوي على معاييرَ توضع لقياس أداء الموظفين أو جزء منهم وفق تفاصيل محددة تتناسب مع هدف التقييم.

يتم إنشاء نموذج التقييم في برنامج جسر بالاختيار بين أنواع النماذج الثلاثة المتوفرة، فإما أن يكون نموذج التقييم ضمن مدة محددة، وفي هذه الحالة يمكن تحديد تاريخ بدء التقييم وتاريخ الانتهاء، كما يمكن تكرار التقييم على فترات مختلفة.

ويمكن إنشاء نموذج تقييم نوعه "فترة التجربة"، حيث يستخدم لتقييم الموظفين الذين لا يزالون في فترات عمل تجريبية. ويتوفر نوع آخر من نماذج التقييم يسمى "فترة العقد"، وهو يتضمن معايير تقييم للموظفين في فترة العقد مع توزيع هذه المعايير ضمن مجموعات تُنشأ لهذه الغاية.

يُنشئ المشرفون مجموعات تتضمن معايير التقييم، فكل مجموعة تتضمن عدة معايير ولكل منها وزن محدد، والوزن هو نسبة مئوية تحدد أهمية كل معيار من معايير التقييم ضمن المجموعة.

فعلى سبيل المثال، قد يرى مصمم المجموعة أن يمنح وزن 100% للمهارات الشخصية للموظف، وفي مجموعة أخرى يُحدِّد للمهارات التقنية 50%، ولمهارات القيادة 25% ولمواعيد التسليم 25%، وهكذا، ولا بد أن يكون مجموع النسب دوماً هو 100% في كل مجموعة.

ويتيح برنامج جسر لتقييم الأداء الوظيفي أيضاً، تكليف موظف أو أكثر باستكمال إنشاء نموذج التقييم وذلك بتكليفه إضافة بعض المعايير وفق تخصصه أو منصبه الإداري، فعلى سبيل المثال، عند إنشاء نموذج تقييم لقياس أداء الموظفين الجدد في قسم المبيعات لإحدى الشركات (موظفون في فترة التجربة)، فيمكن تكليف مدير القسم المالي بإضافة مجموعة تتضمن معايير لتقييم المهارات المحاسبية في نموذج التقييم، وتحديد أوزان مناسبة لهذه المعايير ضمن المجموعة.

وإذا كان فريق الموارد البشرية يقوم بإنشاء نموذج لتقييم الموظفين الجدد في فريق التسويق الذين لا يزالون في فترة التجربة، واستلزمت الحالة إضافة معايير لتقييم مهارات الكتابة والتحرير في نموذج التقييم؛ فيمكن تعيين مدير فريق كتابة المحتوى لإضافة هذه المجموعة من المعايير في نموذج التقييم، مما يعني إمكانية الاشتراك في مهمة تقييم الأداء.

ولا بد من الإشارة إلى أن قوالب نماذج تقييم الأداء في نظام جسر تتيح لمشرفي النظام استخدام هذه القوالب بشكل متكرر عبر فترات تقييم مختلفة، فوجود هذه القوالب يوفر الوقت والجهد مع إمكانية إنشاء قالب موحد يمكن استخدامه دائماً، ويتيح البرنامج أيضاً تعديل معايير التقييم بسهولة لكل موظف أو مسمى وظيفي.

تخصيص الأدوار والصلاحيات

يتميز نظام التقييم في جسر بإمكانياته المتقدمة في تخصيص الأدوار ومنح الصلاحيات في إعداد التقييمات، وذلك لإمكانية تعيين أدوار محددة لإدارة مهام التقييم، وهذه الميزة تتيح التعاون بين فريق الموارد البشرية والمديرين لتطوير معايير تقييم فعّالة تُعزز اتخاذ قرارات سليمة.

تتمثل صلاحيات مشرف النظام في برنامج جسر بإدارة إجراءات تقييم الأداء وضبط الإعدادات المتعلقة بها، كما يمتلك مدير الفريق (المدير المباشر) صلاحية تقييم أداء موظفيه.

يضمن دور "مدير الأداء" الرقابة على عملية تقييم الأداء بشكل كامل، حيث يمكنه تحديث البيانات المتعلقة بالأداء، وإنشاء نماذج التقييم وتعديلها ونشرها، وتعيين المديرين المباشرين للموظفين عند إنشاء نموذج تقييم، وتعديل آلية التقييم، وعرض تقييمات الموظفين وطلب إعادة التقييم.

استعراض نتائج التقييم وتحليل الأداء

يعرض البرنامج النسبة المئوية أو المستوى الذي حصل عليه الموظف بعد التقييم بالإضافة إلى مسمى التقييم في ملفه داخل النموذج.

ويستعين فريق الموارد البشرية بنتائج التقييم لاتخاذ قرارات مدعمة بالبيانات وتقديم رؤى بناء على أداء الموظفين، كما يمكن للمشرفين على نظام تقييم الأداء في جسر تحميل ملف النتائج وهي تقارير شاملة تحتوي على تقييمات أداء جميع الموظفين، مع التفاصيل الشخصية لكل موظف وتقييماته حسب كل نموذج وضمن فترات زمنية محددة، بالإضافة إلى بعض المقترحات.

يوفّر البرنامج واجهة لمتابعة نماذج التقييم النشطة والموظفين المضافين لها، والتقييمات المكتملة، وغيرها.

ويتيح تحديد آلية التقييم إما كنسبة مئوية percentage أو scale وذلك وفق مؤشرات تتوافق مع المسميات المتعارف عليها في كل شركة، مثل: غير مُرضي، يحتاج للتطوير، وغير ذلك.

كما أن فريق جسر لخدمة العملاء يلبي احتياجات كافة العملاء لضمان تقديم برنامج تقييم الأداء تجربة استخدام إيجابية.

وفي نهاية المطاف، لا بد من التأكيد على أن برنامج تقييم أداء الموظفين من جسر يمكنه قياس نوع ومستوى الإنجاز لدى كل موظف، وتحديد النواحي التي تحتاج إلى تطوير، فهو يدعم وضع إستراتيجيات وخطط تدريب فعالة وملائمة. وإن اهتمام الشركات والمؤسسات بتقييم الأداء الوظيفي يحفّز الموظف على تقديم أفضل ما يمكنه تقديمه، مما يعزز الابتكار والإبداع.